关于馆日和贵宾接待工作

　　为了做好各方贵宾的接待工作，办好世博会国家馆日和国际组织荣誉日活动，在今天的参展方会议上，组织方将向大家介绍《上海世博会国家馆日和国际组织荣誉日指南》(以下简称《指南》)，以方便参展者在上海世博会期间举办馆日活动时参照。同时还将简要介绍国际贵宾来访上海的接待工作。

　　《指南》是依据上海世博会《一般规章》和《特殊规章》、世博会惯例和2007年10月发布的《2010年上海世博会参展指南》而编写的。同时根据世博会筹办的进展，增添了新的内容，部分安排也作了一些调整。需要说明的是，自发布之日起至各参展方举办馆日活动期间，按实际情况的变化，《指南》的内容可能还会有新的调整，对此，组织者将以传真或电子邮件等方式及时通知各参展方总代表。

　　一，关于加快进行馆日日期的选择和申请

　　组织者已在去年第三次参展方总代表联席会议上通知各参展方，应在2008年11月15日前向组织者确认所选定的国家馆日或国际组织荣誉日举办日期。在上海世博会184天展期中，参展国家和国际组织都可以选择其中的一天作为国家馆日或荣誉日。当然组织者也已指出，其中2010年5月1日、10月1日、10月30日和10月31日共计4天因举办本届世博会的特殊活动而排除在各参展方的选择之外。

　　原则上每个国家或国际组织对于馆日日期的选择是不能与其他国家或国际组织所重复的。因为一天有两个或多个国家或国际组织举办活动的情况，除了会给组织者造成组织工作和接待资源方面的压力之外，更会削弱馆日代表团在这一天所应受到的独有礼遇。多数先期已作确认的参展者也不愿意与其他国家或国际组织同一天举行馆日活动。然而实际上仍然有少量国家的选择有所重复，我们希望所涉各方进行协商予以调整日期。到今天为止，仍有近30天的日期可供调整。

　　另外，可能由于各方面的原因，目前仍有将近40个国家和国际组织尚未确认自己的馆日举办日期，为此，我们强烈建议上述参展方尽快向组织者确认，这对于合理安排世博会期间的馆日庆典，更好地展示各参展方十分重要。

　　二、关于馆日官方仪式内容和所涉场地安排

　　按世博会的惯例，国家馆日的官方仪式一般由迎宾、升旗、会见、签名、赠礼、合影、领导人致辞和不超过30分钟的小型演出以及东道主欢迎宴会、巡馆等环节组成。国家馆日一般在上午举行。

　　一些举办馆日活动的国家往往还会在这一天组织举行晚宴、新闻发布会和大型文艺演出等，组织者非常乐意为其提供所需的帮助。

　　国际组织荣誉日的官方仪式基本参照国家馆日的程序进行，各国际组织可以自行决定是否会在官方仪式期间举行小型演出。国际组织荣誉日一般在下午举行。

　　关于馆日举办场地，为了更加适合各方需要和活动组织上的合理、方便，以及目前上海世博会建设的实际情况，组织者已经对以往提供给参展方的场地信息做了较大的调整。其中，举行官方欢迎仪式(自迎宾、升旗、会见、签名、赠礼至合影的程序)的场地将统一安排在世博中心东部底层的迎宾区域。如果当天馆日中有小型演出，则可视被邀请参与人数的多少，转场举办，其地点有两种选择，世博中心1楼中庭为室内场地，可容纳大约500人；而世博轴阳光谷则可以作为室外的场地选择，可容纳1000至2000人。

　　三，关于馆日基本流程的说明

　　这里，请允许我进一步向各参展方介绍，一般情况下馆日的基本流程。

　　馆日官方仪式从每日上午10点开始，期间不举行小型演出的，则可以推迟至上午11点开始。

　　国际组织荣誉日官方仪式在下午举办，从14：30开始。

　　世博会期间，整个馆日官方仪式将由组织者提供可讲中英双语的司仪。

　　1，迎宾

　　官方代表团从指定的VIP出入口进出世博园区，组织者(世博局礼宾部)派出的礼宾人员在VIP出入口负责协调代表团抵达事宜，如联络、车辆通行、通过安全检查等。

　　通常情况下，中方代表在世博中心广场处迎接代表团并由世博礼仪人员向代表团团长呈献鲜花。

　　2，升旗

　　升旗仪式一般在世博中心东部广场举行，代表团团长将与中方代表一起站上观礼台，组织者安排军乐队奏中国国歌、馆日国国歌或国际组织指定的乐曲，升旗手升中国国旗、馆日国国旗或荣誉日国际组织旗。升旗广场的旗杆上，另升挂上海世博会会旗和国展局旗，它们将事先升起。

　　出席升旗仪式的除代表团团长外，还有馆日国/国际组织展区总代表、驻华使领馆官员/国际组织驻华机构官员、代表团成员、国际展览局代表，以及组织方人员；馆日国/国际组织可邀请其他参展国家和国际组织的总代表或馆长出席升旗仪式。如遇台风、暴雨等极端天气，则改为在室内由旗手举旗进入。

　　世博园区9个主要出入口在馆日当天开园时均升起馆日国国旗/荣誉日国际组织旗，直到当日闭园时降下。

　　3，会见、签名、赠礼、合影

　　代表团团长在世博中心与中方代表会见，会见后在纪念册上签名，并与中方代表、国际展览局代表以及双方商定的其他贵宾一同合影留念。期间，组织者还将向团长赠送礼品。

　　敬请各位总代表注意，上述活动只有不超过15人的官方代表团以及中方15人能被邀请出席。代表团随行官方媒体可安排一组人员进行现场采访。

　　4，领导人致辞、小型演出

　　一般情况下，领导人致辞和随后的文艺演出将换场进行。中方代表、代表团团长致辞之后，馆日国或国际组织将举行30分钟的小型庆祝演出。组织者将提供常规音响和灯光设备，超出常规需求的相关设备，除自带之外，可事先向组织者提出租赁清单，由组织者推荐租赁供应商。

　　代表团团长在官方仪式上的致辞稿，应在活动前2-3天以书面形式提交给世博局礼宾部。

　　根据领导人致辞和小型文艺演出所选场地的情况，馆日国或国际组织另可视情邀请部分嘉宾出席。中方也将邀请一部分观众出席，也许有一些参观者会临时出席。参展方邀请嘉宾的名单应当通报世博局礼宾部，需要在现场预留座位的，可一并提出。但由于场馆或场地自身条件的限制，邀请观众的人数应当征求组织方意见并控制在合理的范围之内。

　　5，东道主欢迎宴会

　　中方代表在世博中心设宴款待馆日国或国际组织代表团团长，同前所述一致，组织者邀请不超过15人的官方代表团以及中方15人出席欢迎宴会。出席宴会来宾的请柬将在宴会前一天交给代表团。在其他指定区域，组织者为代表团随行人员预留了20人以内由组织方付费的自助午餐。